2024年(令和6年)1月1日以降に発生する電子取引は、必ず電子データのまま保存しなければなりません。
まずは、対象となる自社の電子取引について把握し、保存方法と保存場所の決定、保存方法に応じた準備や社内ルールの整備・共有を進める必要があります。
電子取引のデータ保存で、準備すべきことを、以下にわかりやすく解説していきます。
紙で入手した書類はそのまま紙保存で問題なし！
まずは、自社が電子取引を行っているのか、どれくらい電子取引が行われているのか、について把握しましょう。
特に営業担当者の立替経費や交通費のICカードによる支払データなどがないか注意が必要です。
電子メールの本文に取引に関する情報が記載されている場合は、その電子メール自体を保存する必要があります（当該メールをPDFなどに変換して保存することも認められます）。
また、インターネットのホームページなど取引の情報をダウンロードできない場合は、画面のスクリーンショットを保存しても良いとされています。
対象となる電子取引が確認出来たら、次に保存方法を検討しましょう。
電子取引のデータ保存の保存要件には「真実性の確保」と「可視性の確保」があります。
以下の1~4のいずれかの措置が必要です。
保存した電子データの改ざんを防止する、あるいは仮に改ざんがなされた場合でもその事実を隠せないようにすることがポイントです。
1/2/4の保存措置を選択した場合、保存先としては、パソコンのハードディスクやネットワークストレージ、クラウド上のストレージサービス、DVDなどが考えられます。
3の保存措置を選択した場合、最も労力もかからない保存措置となりますが、システムの導入や運用によるコストが発生します。
ただし、全ての取引について、保存措置をひとまとめにできるケースは、現実的ではないかもしれません。結果として、複数の保存措置を電子取引によって使い分ける形になることも珍しくないと思われます。制度上も、電磁的記録の様態に応じて保存義務者の任意で保存措置1～4の措置を使い分けることが認められています。
以下のすべての条件を満たす必要があります。
保存場所に、電子計算機（パソコン等）、プログラム、ディスプレイ、プリンタ及びこれらの操作マニュアルを備え付け、画面・書面に整然とした形式及び明瞭な状態で速やかに出力できるようにしておくこと
電子計算機処理システムの概要については、自社開発のプログラムを使用する以外は、備え付けの必要はありません。
可視性の確保については、上記のすべてを満たすことが要件になります。
検索機能の確保については、「取引年月日」「取引金額」「取引先」で検索できるようにしておく必要があります。検索要件を確保する義務がない場合でも、後でデータを確認する必要が生じた場合に備えて、検索機能に対応したシステムの使用や、規則的なファイル名を付けるようにルールを作るなど、検索要件を確保しておくと便利です。
※2024年(令和6年)1月1日以降に行う取引について、基準期間における売上高が5,000万円以下である事業者についても、検索機能の確保が不要となります。
電子取引データ保存に関しては、真実性の要件で「正当な理由のない訂正・削除の防止に関する事務処理規定を定めて運用する」を選択した場合、事務処理規程(訂正及び削除の防止に関する事務処理の規程)の作成が必要です。
ここでいう「事務処理規程」とは、電子取引データの正当な理由がない訂正および削除を防ぐために自社で決めるルールをまとめた文書のことです。
事務処理規程が必要な場合は、以下の国税庁ホームページからサンプル（ひな形）のダウンロードが可能です。
【個人用】訂正削除の防止に関する事務処理規程（Word形式）
【法人用】訂正削除の防止に関する事務処理規程（Word形式）
電子取引のデータ保存については、営業担当者の立替経費や交通費のICカードによる支払データなども該当するため「経理担当者だけが知っていればいい」という話ではありません。
保存すべき取引情報が誤って破棄されないよう、電子取引のデータ保存の概要や社内で決めた保存ルール、具体的にどのように対応してほしいかなどを周知しておきましょう。
ここまでの中で、自社でどのような運用方法を選ぶべきなのかわからないと不安に思っている方も多いのではないでしょうか？
受領・発行する書類の数や種類によって最適な運用方法は異なります。
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