「Google Workspaceにメールを移行してから、ホームページのお問い合わせメールが届かなくなった」「取引先からのメールは受信できるのに、フォームからの通知だけ見当たらない」
このような場合は、ホームページ側のメール送信設定や、旧メールサーバーに残っている配送設定が原因になっている可能性があります。
普段のメールが受信できていても、お問い合わせフォームのメールが同じ経路で届くとは限りません。
この記事では、Google Workspaceへの移行後にお問い合わせメールだけ届かなくなったときの、主な原因と確認ポイントを解説します。
ホームページのお問い合わせフォームは、入力された内容をもとに、Webサーバーや外部のメール配信サービスから通知メールを送信します。
一方、Google Workspaceへのメール移行では、一般的に「MXレコード」という設定を変更して、会社宛てのメールをGoogle側で受信するようにします。
この受信先の変更だけでは、ホームページ側の送信方法やサーバー内部の配送設定まで自動的に切り替わるわけではありません。
そのため、取引先からのメールはGoogleへ届いているのに、フォームのメールだけ旧サーバーへ届く、といった違いが生じる場合があります。
ホームページとメールを同じレンタルサーバーで運用していて、メールだけGoogle Workspaceへ移した場合に、確認したいポイントです。
Webサーバー側に「このドメイン宛てのメールは、自分のサーバー内で受け取る」という設定が残っていると、フォームから送信したメールがGoogleへ送られず、旧サーバー内のメールボックスへ配送されることがあります。
例えば、次のような状況です。
| メールの種類 | 配送先の例 |
|---|---|
| 取引先から会社宛てに送られたメール | Google Workspaceへ届く |
| 自社ホームページから会社宛てに送られたメール | 旧サーバーのメールボックスへ届く |
この場合、Google側の迷惑メールフォルダーを探しても見つかりません。まずは旧サーバーのWebメールなどで、お問い合わせメールが残っていないかを確認します。
対応方法はサーバーによって異なります。旧サーバーのメール機能や配送設定を見直す際は、ほかのメール送信への影響と、保存済みメールの扱いも確認して進めましょう。
WordPressなどのお問い合わせフォームで、旧メールサーバーの接続先や認証情報を使い続けているケースもあります。
旧サーバーのメールアカウントを削除したり、パスワードを変更したりすると、その設定を使っていたフォームからメールを送れなくなる場合があります。
確認するのは、主に次の項目です。
なお、Google Workspaceで受信するために、フォームの送信も必ずGoogle経由にする必要はありません。
現在のWebサーバーから適切に送信する方法や、Google Workspaceの送信機能、外部のメール配信サービスを使う方法などから、環境に合った構成を選びます。
フォームからメールが送られていても、受信側で迷惑メールと判断されたり、受信を拒否されたりすることがあります。
確認したいのが、SPF・DKIM・DMARCといった、メールの送信元を確認するための仕組みです。
例えば、Google Workspaceへの移行時にSPFの設定をGoogleからの送信だけに変更した一方で、フォームは引き続きWebサーバーから送信していると、実際の送信経路と認証設定が合わなくなる可能性があります。
普段のメールだけでなく、フォームや業務システムなど、会社のドメインでメールを送るすべての経路を確認することが大切です。
また、お客様がフォームに入力したメールアドレスを、そのまま送信元に設定していないかも確認します。一般的には、自社で管理する適切なアドレスを送信元に設定し、お客様のアドレスは返信先に指定する形を検討します。
「info@」などの代表アドレスを、複数の社員へ配信するGoogleグループとして運用している場合は、グループ側の設定も確認します。
外部からの投稿権限、メッセージの承認設定、迷惑メールの扱い、メンバーへの配信設定などによって、担当者の受信トレイに届かない場合があります。
同じ「info@」でも、ユーザーのメールボックスなのか、別名のアドレスなのか、Googleグループなのかによって確認する場所が変わります。
アドレスがどのように作られているかを把握したうえで、配送状況を調べましょう。
原因を絞るには、設定を次々に変更する前に、メールがどこまで届いているかを確認します。
テストした日時、入力したメールアドレス、通知先、件名を記録します。
「送信完了」と表示されても、担当者の受信トレイまで届いたことを保証するものではありません。実際の受信まで確認しましょう。
Gmailの迷惑メールやゴミ箱に加え、旧サーバーのメールボックスも確認します。
旧サーバーに届いていれば、サーバー内部の配送設定を調べる手がかりになります。
管理者は、管理コンソールのメールログ検索で、対象メールの配送状況を調べられます。
Google側に記録がある場合は、配信先や処理状況を確認します。記録が見つからない場合は、検索条件やログの対象期間も確認したうえで、送信元サーバー側を調べます。
フォームやSMTP送信機能のログで、送信エラーや認証エラーが出ていないかを確認します。
Webサイトの管理会社とメールの管理会社が異なる場合は、テスト日時やエラー内容を共有すると、原因の切り分けを進めやすくなります。
お問い合わせフォームでは、会社への通知メールと、お客様への自動返信メールが別々に送信されることがあります。
会社への通知が届いていても、自動返信が届くとは限りません。移行後は、次の項目を確認しておきましょう。
あわせて、複合機のスキャン送信や、業務システムの通知メールなど、旧メールサーバーを利用していた機能も点検すると、移行後の見落としを減らせます。
お問い合わせメールが届かない状態は、お客様からのご相談や見積依頼を見逃す原因になります。
名古屋ITサポートでは、Google Workspaceの設定だけでなく、ホームページのフォーム、レンタルサーバー、ドメインの設定などを確認し、メールが届かない原因を調査します。
「メールを移行してからフォームだけ届かない」「ホームページとメールの管理会社が別で、どこに相談すればよいか分からない」という場合も、お気軽にご相談ください。
