「Microsoft 365を契約しているけれど、使っているのはWord・Excel・Outlookだけ」「TeamsやOneDriveは入っているものの、使い方が分からない」
このような企業もあるのではないでしょうか。
Microsoft 365は、文書作成だけでなく、社内連絡やファイル共有、共同編集にも活用できます。契約に含まれる機能を確認し、日々の困りごとから使い始めることで、業務を改善できる可能性があります。
この記事では、中小企業が取り入れやすい活用方法と、導入時のポイントを解説します。
Microsoft 365には複数のプランがあり、利用できるアプリやサービスが異なります。Teamsが含まれるプランと、含まれないプランもあります。
そのため、最初に確認したいのは、現在の契約内容と、各社員に割り当てられているライセンスです。
追加のサービスを契約する前に、すでに利用できる機能で困りごとを解決できないかを確認しましょう。
この記事では、Teams・OneDrive・SharePointを中心に紹介します。実際に利用できる機能は、契約プランや管理者の設定によって異なります。
名前だけでは違いが分かりにくい3つのサービスですが、まずは次のように役割を整理すると理解しやすくなります。
| サービス | 主な役割 | 活用例 |
|---|---|---|
| Teams | 会話・会議・情報共有の窓口 | 社内連絡、部署や案件ごとの相談、オンライン会議 |
| OneDrive | 個人の業務ファイルの保存・必要に応じた共有 | 作成途中の資料、自分の作業用ファイル |
| SharePoint | チームや会社の情報・ファイルの共有 | 部署の共有文書、社内マニュアル、案件資料 |
※ここでのOneDriveは、会社のアカウントで利用するOneDriveを指します。
3つは独立しているだけでなく、連携して動作します。例えば、Teamsのチャネルにアップロードしたファイルは、SharePointに保存されます。
社員がTeamsを入口として、会話と関連資料を同じ場所から確認する運用も可能です。すべてのサービスを別々に操作しなければならないわけではありません。
社内の確認事項をすべてメールでやり取りしていると、短い返事にも宛先や件名を設定する手間がかかります。
また、個人間のやり取りだけでは、関係者が経緯を把握しにくくなることもあります。
Teamsでは、個人や少人数との連絡にはチャット、部署や案件ごとに情報を残したい場合はチャネルを活用できます。
例えば、営業部の中に「全体連絡」「案件相談」「営業資料」といったテーマ別の共有場所を設ける方法があります。
個別の確認はチャット、部署全体で共有したい内容はチャネルというように、簡単なルールを決めておくと迷いにくくなります。
ただし、最初から細かく分けすぎると、投稿先が分からなくなることがあります。まずは少数の共有場所で始め、必要に応じて整理しましょう。
緊急時は電話を使うなど、急ぎの連絡方法もあわせて決めておくと安心です。
「最新版の価格表がどこにあるか分からない」「担当者のパソコンにしか資料がない」
こうした問題には、部署や会社で使う資料の保存先をそろえることが有効です。
SharePointでは、社内マニュアル、各種申請書、営業資料などをまとめ、閲覧・編集できる人を設定して共有できます。
会社として継続して使うファイルは、特定の社員のOneDriveから共有し続ける運用よりも、チームで管理するSharePointへ整理することを検討しましょう。
SharePointのファイルは、OneDriveの同期機能などを使って、Windowsのエクスプローラーからアクセスすることもできます。
ただし、社内ファイルサーバーと仕組みが同じではありません。同期の状態、ファイル数、名前やパスの制限、業務ソフトとの相性などを確認する必要があります。
現在の共有フォルダーを丸ごと移す前に、代表的なファイルで動作を試すことが大切です。
「見積一覧_最新版」「見積一覧_修正版」など、同じ資料が増えてしまった経験はないでしょうか。
ファイルをメールに添付して送り合うと、それぞれが手元のコピーを編集し、最後に内容をまとめる手間が生じます。
OneDriveやSharePointに保存した、共同編集に対応するWord・Excelなどのファイルでは、同じファイルを複数人で編集できます。
例えば、会議前に各担当者が進捗表を更新する、議事録へ参加者が追記する、といった使い方が考えられます。
共同編集やブラウザーでの操作に対応する範囲は、ファイル形式や機能、利用するアプリによって異なります。
マクロや外部データ連携などを使うファイルは、実際の業務で問題なく使えるかを確認しましょう。
大きなファイルを送るたびに、容量制限や送信方法で困っていないでしょうか。
OneDriveやSharePointでは、管理者が許可している範囲で、社外の相手にファイルを共有できます。相手や用途に合わせて、閲覧のみ・編集可能といった権限を設定します。
メール添付とは異なり、共有リンクへのアクセス権を後から取り消せる点も特徴です。ただし、相手がすでにダウンロードしたコピーまで回収できるわけではありません。
「リンクを知っている人なら誰でも見られる状態」になっていないかを確認し、必要な相手に必要な範囲だけ共有することが基本です。
共有相手の認証方法やリンクの有効期限など、利用できる設定は環境によって異なります。社外へ送る前に、相手側で開けるかも確認しましょう。
電話だけでは伝えにくい操作説明や資料の確認には、Teamsのオンライン会議と画面共有を活用できます。
例えば、別拠点の社員と同じ資料を見ながら打ち合わせる、操作に困っている社員へ画面を共有してもらう、といった使い方です。
説明のためだけに移動したり、画面の写真を何度も送り合ったりする手間を減らせます。
画面共有では、メールや顧客情報などを意図せず見せないよう、必要なウィンドウだけを共有するなどの配慮も大切です。
Microsoft 365の活用を進める際は、機能を一度に広げるより、改善したい業務を一つ決めると取り組みやすくなります。
例えば、次の順番です。
最初の取り組みとしては、社内マニュアルや共通書式など、保存場所をそろえる効果が分かりやすい資料の共有から始める方法があります。
既存のメールや共有フォルダーとの使い分けを明確にして、社員が迷わず使える形に整えましょう。
便利に使える機能が増えるほど、アカウントや情報の管理も重要になります。
特に、次の項目を確認しておきましょう。
機能を使える状態にすることと、会社で継続して運用できる状態にすることは、両方必要です。
Microsoft 365は、契約後の設定や使い方によって、日々の業務への役立ち方が変わります。
名古屋ITサポートでは、現在の契約内容や社内の業務を確認し、Teamsによる情報共有、SharePointを使ったファイル管理、アカウント設定など、御社に合った活用方法をご提案します。
「契約しているがOfficeしか使っていない」「共有フォルダーを見直したい」「社員が使い始められるところまで支援してほしい」という場合も、お気軽にご相談ください。
