「社内サーバーの更新費用が高い」「機器の故障や管理の負担を減らしたい」「Google WorkspaceやMicrosoft 365があれば、サーバーは不要になるのだろうか」

サーバーの更新時期を迎え、このような疑問を持つ企業もあるのではないでしょうか。

社内サーバーを廃止できるかは、現在そのサーバーが担っている役割によって変わります。ファイル共有をクラウドへ移せても、業務ソフトやユーザー認証などのために、別の対応が必要になる場合があります。

この記事では、中小企業がサーバーの廃止・クラウド移行を検討する際に、整理しておきたいポイントを解説します。

最初に確認したいのは「サーバーで何をしているか」

社内サーバーは、単にファイルを保存するだけの機器とは限りません。

一台で、社員のログイン管理、業務ソフトの稼働、バックアップなど、複数の役割を担っていることがあります。

例えば、次のような用途です。

共有フォルダーを移しただけでサーバーを停止すると、別の業務に影響する可能性があります。

まずは、利用中の機能と、それを使っている端末・システムを確認しましょう。

「クラウドへ移す」には、大きく2つの方法がある

クラウド移行には、現在のサーバーをクラウド上で動かす方法と、サーバーの機能をクラウドサービスへ置き換える方法があります。

1．クラウド上の仮想サーバーへ移す

Azureなどのクラウド上に仮想サーバーを用意し、業務ソフトやサーバー機能を移す方法です。IaaSと呼ばれるサービスを利用する構成が代表例です。

社内に物理的なサーバーを置かずに済み、既存の仕組みを活かせる場合があります。

一方、OSやソフトの更新、設定管理、バックアップなどは引き続き必要です。保守会社へ委託する場合も、どこまで対応する契約かを確認します。

2．クラウドサービスへ置き換える

ファイル共有をGoogleドライブやSharePointへ、業務ソフトをメーカーのクラウド版へ変更する方法です。

利用者側でサーバーOSなどを管理する範囲を減らせる一方、操作方法や業務の進め方が変わる場合があります。

社内から機器をなくすことと、サーバーの管理作業を減らすことは、同じではありません。何を改善したいかに合わせて、移行方法を選びましょう。

ファイル共有はクラウドへ移せる？

Word・Excel・PDFなどの社内文書は、Google Workspaceの共有ドライブや、Microsoft 365のSharePointなどへ移行を検討できます。

会社や部署で継続して使う資料は、特定の社員の個人用領域から共有し続けるより、組織で管理する保存先へ整理すると引き継ぎやすくなります。

ただし、次のような点は事前確認が必要です。

• 大容量の図面・画像・動画を、必要な速度で扱えるか
• Excelの外部参照やマクロに影響がないか
• ファイルの保存場所を指定した自動処理がないか
• 共有権限やリンクを、移行先でどう設定するか
• インターネットが使えない場合、必要な資料を利用できるか

また、業務ソフトが使用中のデータベースなどを、一般的なクラウドの同期フォルダーへそのまま置くことは避け、メーカーの対応条件を確認します。

Active Directoryは、そのままクラウドへ置き換えられる？

Active Directoryは、社員のアカウントやパソコンをまとめて管理するために使われる仕組みです。

「ユーザー管理にしか使っていない」と思っていても、実際には共有フォルダーの権限、パソコンの設定、業務ソフトへのログインなどと結び付いている場合があります。

クラウド中心の管理方法として、Microsoft Entra IDや端末管理サービスなどを組み合わせる構成が考えられます。ただし、Microsoft Entra IDは、社内のActive Directoryと機能が同じではありません。

Google Workspaceを活用する場合も、GoogleアカウントでWindowsへログインする仕組みはありますが、それだけでActive Directoryのすべての役割が置き換わるわけではありません。

ログイン以外の機能も確認する

廃止前には、次のような項目を確認します。

• パソコンへのログイン方法
• 端末へ配布している設定やショートカット
• ファイルや業務ソフトの認証方法
• DNSなど、社内通信を支える機能
• 証明書の発行・更新と、Wi-Fi・VPNの認証
• 社員の入退社時に行っている作業

必要な機能ごとに、クラウドで代替する、別の機器へ移す、引き続き維持するといった判断が必要です。

端末側でも、ログイン方法の変更やユーザーデータの引き継ぎなどが発生するため、サーバー側の作業だけで完了するとは限りません。

業務ソフトは、メーカーの対応条件が判断の出発点

販売管理、在庫管理、原価管理などの業務ソフトは、サーバー廃止の可否を左右する重要な項目です。

大きく分けると、次の選択肢があります。

「仮想サーバーへインストールできること」と「メーカーがその構成をサポートすること」は、分けて確認します。

社内のパソコンとクラウド上のサーバーが頻繁に通信するソフトでは、回線の遅延によって操作が遅くなる場合もあります。

帳票印刷、複合機、外部システムとの連携まで含めて、実際の業務で検証することが大切です。

すべてを一度に移す必要はありません

業務ソフトの都合ですぐにサーバーを廃止できなくても、ほかの機能から見直す方法があります。

例えば、次のような構成です。

• 社内文書はクラウドへ移す
• 業務ソフトに必要なサーバーは残す
• 大容量の制作データは社内のNASで管理する
• ユーザー管理は、現在の依存関係を整理してから移行する

このように役割を分けることで、移行時の影響を抑えながら、段階的に管理負担を減らせる可能性があります。

ただし、併用期間が長くなると、契約や管理の対象も増えます。残す理由と、今後見直す時期を決めておきましょう。

費用は、同じ期間・同じ対応範囲で比較する

社内サーバーとクラウドを比較するとき、機器の購入費用と月額料金だけでは、全体の費用は分かりません。

次のような項目も含めて比較します。

クラウド化によって必ず安くなるとは限りません。更新時のまとまった支出を抑えること、管理作業を減らすこと、社外から利用しやすくすることなど、費用以外の効果も含めて判断します。

サーバーを止める前に確認したいこと

移行後に一部の操作ができただけでは、すべての役割を移せたとは限りません。

月末の集計や年に一度の処理など、普段は使わない機能が残っている場合もあります。

廃止前には、次の項目を確認しましょう。

• 必要な機能とデータの移行が完了している
• 社員が新しい環境で通常業務を行える
• 月次処理など、定期的な業務も確認できている
• 印刷、スキャン、通知、自動処理が動作している
• バックアップと復元方法が整っている
• 障害時の連絡先と対応範囲が決まっている
• 問題が起きた場合の切り戻し方法が用意されている

確認後も、必要な期間は旧環境やバックアップを適切に保全します。機器の処分は、データの保存要否と消去方法を確認したうえで進めましょう。

社内サーバーの見直しは、名古屋ITサポートへ

社内サーバーの廃止は、機器をなくすことだけを目標にせず、業務を継続しながら管理しやすい環境をつくることが大切です。

名古屋ITサポートでは、現在のサーバーの役割、業務ソフト、利用端末、ネットワーク構成を確認し、クラウド移行からサーバーの更新・併用まで、御社に合った方法をご提案します。

「更新前にクラウド化を比較したい」「Active Directoryを廃止できるか知りたい」「サーバーが何に使われているか分からない」という段階から、お気軽にご相談ください。