「会社のファイル共有を一つのサービスにまとめたい」「Googleドライブへ移行したいけれど、情報漏えいが心配」「OneDriveとDropboxは、何が違うのだろう」
クラウドストレージを選ぶ際、料金や保存容量に加えて、セキュリティを気にされる企業も多いのではないでしょうか。
Googleドライブ・OneDrive・Dropboxを比較するときは、サービス名だけで安全性を判断せず、契約プラン・管理機能・実際の運用を確認することが大切です。
この記事では、中小企業が会社のファイル共有を選ぶ際に、比較しておきたいポイントを解説します。
同じサービスでも、個人向けのアカウントと、会社が管理する法人向けの契約では、利用できる管理機能が異なります。
社員がそれぞれ個人でアカウントを作り、会社の資料を共有している状態では、退職時の引き継ぎや外部共有の確認が難しくなる場合があります。
まずは、次の点を確認しましょう。
業務データを会社の管理下に置けることが、サービス選びの基本です。
この記事では、Google WorkspaceのGoogleドライブ、Microsoft 365のOneDrive・SharePoint、Dropboxのチーム向けプランを中心に比較します。
各サービスを比較するときは、現在使っている業務ツールや、ファイルの扱い方との相性から考えると整理しやすくなります。
| 比較対象 | 検討しやすい利用環境 | 確認したいポイント |
|---|---|---|
| Googleドライブ | GmailやGoogleドキュメント、スプレッドシートを業務で利用している | 共有ドライブの運用、Officeファイルの扱い、外部共有の設定 |
| OneDrive・SharePoint | Word・Excel・Outlook・Teamsを中心に業務を行っている | 個人用と組織用の保存先の使い分け、同期、共有権限 |
| Dropbox | ファイルの保存・同期・受け渡しを中心に運用したい | チームフォルダーの構成、社外との共有方法、管理機能 |
※利用できる機能、容量、復元期間などは、契約プランや設定によって異なります。
すでにGoogle WorkspaceやMicrosoft 365を契約している場合は、既存の契約に含まれる機能で対応できるかを確認すると、重複した契約を整理できる可能性があります。
ただし、現在の業務が安定している場合は、移行費用や操作変更の負担も含めて判断しましょう。
クラウドへ保存するだけでは、会社として管理しやすい状態になるとは限りません。
重要なのは、個人の作業用ファイルと、会社や部署で継続して使うファイルを分けて考えることです。
Google Workspaceの共有ドライブでは、ファイルを個人ではなくチームで所有する仕組みになっています。
会社の共有資料をマイドライブから個別に共有し続ける運用では、担当者が変わる際に所有権や共有関係の確認が必要になります。継続して使う資料は、共有ドライブで管理する方法を検討します。
OneDriveは個人の業務ファイルの保存や共有に、SharePointは部署や会社の共有資料の管理に活用できます。
OneDriveだけで社内のファイル共有を完結させようとせず、会社の共有領域としてSharePointも含めて設計することが大切です。
チーム向けの契約では、チームフォルダーなどを使って、組織のファイルを管理する方法があります。
個人の領域から共有している資料と、チームで管理する資料を整理し、担当者が変わっても必要なメンバーが利用できる構成にします。
情報漏えい対策では、保存先だけでなく、「誰に見せる設定になっているか」が重要です。
3つのサービスには、それぞれ共有を管理する仕組みがあります。ただし、設定できる範囲や制限方法は、サービスやプランによって異なります。
比較する際は、次の項目を確認しましょう。
| 確認項目 | 確認する内容 |
|---|---|
| 外部共有の制限 | 社外共有を禁止・制限できるか |
| 共有相手の指定 | 特定の相手に限定し、本人確認を求められるか |
| 閲覧・編集権限 | 資料を見るだけか、変更もできるか |
| 再共有の扱い | 共有相手が別の人へ共有できる範囲はどうなっているか |
| 共有の終了 | 不要になったアクセス権やリンクを取り消せるか |
| 利用状況の確認 | 外部共有や操作の記録を、どこまで確認できるか |
「閲覧のみ」にしていても、ダウンロードやコピーまで禁止されるとは限りません。また、アクセス権を取り消しても、相手がすでに保存したコピーは回収できません。
共有リンクを発行できることだけでなく、共有後の管理まで確認することが大切です。
どのサービスを利用する場合も、アカウントが不正に使われるリスクへの対策が必要です。
多要素認証の利用に加えて、会社として設定を徹底できるか、退職者のアクセスを停止できるかを確認します。
また、パソコンへファイルを同期する場合は、端末側にもデータが保存されることがあります。クラウド上の共有設定だけでなく、端末のロック、暗号化、更新管理も必要です。
端末の接続解除や遠隔削除の機能についても、利用条件や対象範囲を確認しましょう。端末がオフラインの場合や、別の場所へコピーされたデータなど、対応できない範囲があります。
安全性と同じくらい重要なのが、日々の仕事を無理なく続けられるかです。
使いにくい環境では、社員が個人のストレージやメール添付へ戻り、会社が把握できない場所にデータが広がる可能性があります。
導入前には、実際の業務ファイルで次の項目を確認します。
クラウドの同期フォルダーは、社内ファイルサーバーと同じ仕組みではありません。
業務ソフトのデータを置く場合は、そのソフトが対応している保存先かをメーカーへ確認する必要があります。
各サービスには、削除したファイルや過去のバージョンを復元する機能がありますが、対象範囲や保持期間は一律ではありません。
「復元機能がある」という説明だけでなく、自社に必要な期間と操作に対応しているかを確認しましょう。
また、同期はバックアップと同じではありません。端末で削除したファイルが、クラウドやほかの端末からも削除される場合があります。
重要なデータについては、サービス標準の復元機能で十分か、別のバックアップが必要かを検討します。
サービスを統一すると、利用者や共有設定、退職時の対応などを整理しやすくなる可能性があります。
例えば、同じ資料がGoogleドライブとDropboxの両方にあり、どちらが最新版か分からない状態を減らせます。
一方で、一つにまとめるだけで、情報漏えいのリスクが自動的になくなるわけではありません。
統合後も、部署ごとのアクセス権限、社外共有のルール、管理者の役割を決める必要があります。また、集約したサービスに接続できない場合の業務への影響も確認しておきましょう。
複数サービスを使い続ける場合でも、「取引先との受け渡し用」「社内の正式な保存先」など、用途と管理責任を明確にすることが大切です。
クラウドストレージの移行では、ファイルをコピーすれば完了するとは限りません。
移行方法によっては、共有権限、共有リンク、更新履歴、コメントなどが、そのまま引き継がれない場合があります。
次の順番で進めると、業務への影響を確認しやすくなります。
古い共有リンクがメールや社内マニュアルに残っていないかも確認しましょう。
Googleドライブ・OneDrive・Dropboxは、サービス名だけで優劣を決めるのではなく、自社の業務と管理方法に合っているかを確認することが重要です。
名古屋ITサポートでは、現在の契約やファイルの利用状況を確認し、クラウドストレージの選定、データ移行、共有権限の設定、導入後の運用までご提案します。
「複数のサービスを一つにまとめたい」「Googleドライブへ移しても問題ないか確認したい」「社外への共有設定に不安がある」という場合も、お気軽にご相談ください。
