2024年(令和6年)1月1日から改正された電子帳簿保存法で保存義務となる電子データの保存方法については、前回の「【最短2日で導入可！】今からでも間に合う！電子帳簿保存法への対応」にて解説をしました。
従来通り紙で入手した書類については、紙保存のままでOKです。しかし、電子で受領したものは電子にて保存、紙で受領したものは紙での保存とすると管理が二重になり手間がかかるから、この際すべて電子で保存したいとお考えの方も多いのではないでしょうか。
今回は、紙で受領した書類を電子（スキャン保存）する際の注意点と運用方法をわかりやすく解説していきます。
紙で授受した請求書や領収書、その控えについて電子データで保存する「スキャナ保存」についての対応は任意となります。ただし、一定の要件に従って保存することで、紙の書類は処分することができるため、事業者にとってメリットは少なくありません。検討している方は、次の項に沿って対応を進めましょう。「スキャナ保存」でやるべきことをわかりやすく解説します。
まずはスキャナ保存が可能な機能を搭載されている機器を準備しましょう。
紙の書類をスキャンする複合機やスキャナ、保存として使用する、パソコンのハードディスクやネットワークストレージ、クラウド上のストレージサービスなどが対象になります。
また、電子取引データの際に開設したように、真実性を確保と可視性の確保の要件を満たした仕組みを構築する必要があります。これは電子データの取り扱いの際に構築した仕組みと併せて運用していくのが、管理を煩雑にすることなく最適な方法でしょう。
まだ、電子取引データの運用方法について仕組みを構築できない場合は、前項の「【最短2日で導入可！】今からでも間に合う！電子帳簿保存法への対応」をご確認ください。
スキャナ保存に準拠して証憑を保存する場合、スキャナ保存に関する事務手続きをどのように行うのかについて記載した書類を準備する必要があります。
事務手続きを明らかにした書類は必ず作成が必要な書類です。
以下の国税庁ホームページから「事務処理手続きを明らかにした書類」のサンプル（ひな形）のダウンロードが可能です。
国税関係書類に係る電子計算機処理に関する事務手続きを明らかにした書類（Word形式）
事務処理規定（各事務の処理に関する規定）の書類は、証憑授受後速やか（概ね7営業日以内）に保存ができない場合に作成が必要な書類です。
スキャナ保存に準拠して保存する場合、証憑授受後速やか（概ね7営業日以内）に保存が必要ですが、事務処理規程に記載することで、保存までの期間を最長2か月＋概ね7営業日以内に延長できます。
以下の国税庁ホームページから「事務処理規程」のサンプル（ひな形）のダウンロードが可能です。
対応可能な機器と事務手続きの書類の準備が整ったら、社内での業務フローのルールを決めましょう。
証憑にスキャン保存を場合、紙で受領した書類を電子化したのか、していないのかをきちんと管理していないと逆に手間が増えてしまう場合もあるので、業務フローはきちんと制定し、共有していく必要があります。
以下の点に気を付けて業務フローのルールを作りましょう。
ここまでの中で、自社でどのような機器を選定しどのように運用するかわからないと不安に思っている方も多いのではないでしょうか？
受領・発行する書類の数や種類によって最適な運用方法は異なります。
最短で2日で運用の仕組みを導入し、運用方法のレクチャーまで可能です。導入後のアフターサポートもございますので、安心してご用命いただけます。
まずはお気軽に名古屋ITサポート株式会社へご相談ください。最適な保存方法をご提案させていただきます。
